Vorig resultaat Volgend resultaat

Waardecreatiemodel Toelichting belangrijkste risico’s

Managen van risico’s

NS staat dagelijks bloot aan diverse risico’s. Deze risico’s brengen wij onder in strategische-, operationele-, financiële-, rapportage- en compliancerisico’s. Het is belangrijk om een effectief risicomanagement proces te hebben. De noodzaak wordt onderstreept door een aantal incidenten uit het verleden (Fyra/V250, problemen in de winter), maar ook actuele issues als de staking van schoonmakers en te volle treinen op bepaalde trajecten.

Risicomanagementsysteem

NS heeft een systeem van risico-identificatie en risicobeheersing geïmplementeerd. Hieronder geven we per onderdeel een toelichting.

Risicobereidheid en –toleranties

Het belang van een optimale invulling van onze maatschappelijke functie in combinatie met een ondernemende bedrijfsvoering bepaalt welke risico’s we wel en niet accepteren. Daarbij kijken we naar de samenhang tussen een betrouwbare en veilige dienstverlening voor klanten, bezoekers en medewerkers en de gevolgen voor het milieu, de maatschappij en de (financiële) positie van NS.

Risico identificatie en –beheersing

Het systeem van risico-identificatie en risicobeheersing is ingevoerd binnen NS. Zo worden in de bedrijfsonderdelen regelmatig risico-assessments uitgevoerd op belangrijke projecten en processen. In de directie-overleggen worden risico’s periodiek besproken. Deze risico’s legt NS vast in risicoregisters. Bij grote investeringsvoorstellen voeren we altijd een risicoanalyse uit. Denk hierbij aan investeringen in treinmaterieel, maar ook aan biedingen op concessies in binnen- en buitenland. Belangrijke risico’s en beheersmaatregelen bij een thema als winterweer worden regelmatig geëvalueerd. NS doet veel aan risicomanagement maar tegelijkertijd zijn we ons er ook van bewust dat het beter kan. Daarom hebben we de ambitie om riskmanagement de komende jaren verder te professionaliseren. NS wil hiermee de kans op fouten, op het nemen van verkeerde beslissingen en op het verrast worden door onvoorziene omstandigheden zo veel mogelijk reduceren. Dat een risico zich toch voordoet is niet uit te sluiten, wel kunnen we zorgen dat de gevolgen ervan zoveel mogelijk beperkt blijven.

Ter ondersteuning van risicobeheersing heeft NS een Gedragscode (inclusief klokkenluidersregeling) en een Bevoegdhedenreglement opgesteld. Verder is er een Reporting manual waarin procedure, grondslagen van waardering en resultaatbepaling, en het systeem voor het identificeren en testen van financiële verslagleggingsrisico’s zijn beschreven. Er is een Veiligheidsmanagementsysteem waarin de procedure en het systeem voor het identificeren en testen van veiligheidsrisico’s zijn beschreven. En er is een monitoringssysteem voor de opvolging van auditbevindingen van zowel de interne- als de externe accountant.

Organisatie, governance en rapportage

De business en ultiem de raad van bestuur zijn eindverantwoordelijk voor de beheersing van de risico’s. Ter ondersteuning zijn binnen de bedrijfsonderdelen van NS riskmanagers werkzaam die de business ondersteunen met het identificeren van risico’s en het monitoren van de ontwikkeling van de beheersing van significante risico’s. Elk kwartaal worden de risico’s per bedrijfsonderdeel gerapporteerd en besproken in de ExCo als onderdeel van de planning en control-cyclus. In de ExCo worden de concernrisico’s vastgesteld, geëvalueerd en geüpdatet. De raad van bestuur rapporteert en legt verantwoording af over het systeem van risicobeheersing en interne controle aan de raad van commissarissen na een bespreking daarvan in de auditcommissie. Om de riskfunctie een prominentere rol te geven en meer te integreren met de bedrijfsvoering, is in 2014 de verantwoordelijkheid voor risicomanagement belegd bij de afdeling NS Risk&Audit. Een Chief Risk Officer (CRO) is aangesteld met toegang tot de ExCo en RvC. Tevens is de CRO de verbindende schakel met de riskmanagers in de bedrijfsonderdelen.

Tools en IT-ondersteuning

NS maakt gebruik van software en stemkastjes om risicosessies te begeleiden. Op dit moment is nog geen sprake van een geïntegreerd Enterprise Risk Management Systeem.

Risicocultuur

Binnen NS is aandacht voor het beheersen van risico’s. Veel focus is er op het beheersen van veiligheidsrisico’s en operationele risico’s.

Ambitie risicomanagement

Om te beoordelen hoe goed risicomanagement bij NS is vormgegeven, heeft NS Risk in 2014 een externe partij gevraagd om dit te onderzoeken. Daaruit blijkt dat risicomanagement binnen NS op een ‘basic’ niveau aanwezig is. Ten opzichte van de ‘peers’ in de spoorsector is NS op bepaalde aspecten verder, maar soms ook minder ver. In zijn algemeenheid is risicomanagement binnen de spoorsector minder ‘volwassen’, waarbij de focus vooral op de beheersing van operationele en veiligheidsrisico’s ligt.

NS heeft de ambitie om de komende jaren het risicomanagement verder te professionaliseren door:

  • de risicobereidheid bij de strategische doelen verder uit te werken en waar mogelijk te expliciteren;
  • risico’s meer te kwantificeren, zoals al ten dele plaatsvindt bij het managen van de materieelbeschikbaarheid. Hierdoor zal sturing op risicobeheersing meer feitelijk worden;
  • de invulling van de riskfunctie, de rapportage(lijnen) en het Risk Committee nader te bekijken en indien nodig aan te passen;
  • het vergroten van het risicobewustzijn tijdens besluitvormingsmomenten, projecten, programma’s en operationele activiteiten.

Verklaring raad van bestuur

De raad van bestuur vindt dat de systemen van risicobeheersing en interne controle ten aanzien van financiële verslaggevingsrisico’s in het verslagjaar naar behoren hebben gewerkt en een redelijke mate van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat. We hebben de ambitie om risicomanagement verder te professionaliseren.

De raad van bestuur verklaart dat, voor zover bekend,

  • de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de activa, de passiva, de financiële positie en de winst van NS, en de gezamenlijk in de consolidatie opgenomen ondernemingen;
  • het jaarverslag een getrouw beeld geeft van de toestand op balansdatum en de gang van zaken gedurende het boekjaar; en dat:
  • in het jaarverslag de voornaamste risico’s waarmee NS wordt geconfronteerd, zijn beschreven.